Delegare le riunioni
Solo i partecipanti a una riunione possono delegare le attività della riunione, non l'organizzatore.
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Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla riunione che desideri delegare.
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Fai clic su Delega riunione .
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Seleziona i contatti a cui desideri delegare la riunione.
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Fare clic su OK .
Ciascun contatto riceve una copia dell'invito alla riunione.
Rispondere a una richiesta di riunione
Le richieste di riunione vengono inviate come allegati e visualizzate nel corpo dell'e-mail. Vengono mostrati tutti i dettagli relativi all'evento, inclusi orari e date.
Puoi scegliere se e come rispondere all'invito e aggiungere un commento personale alla tua risposta. Le opzioni disponibili sono Rifiuta , Accetta provvisoriamente ( Provvisorio ) o Accetta . Puoi anche decidere se l'orario della riunione deve essere comunque visualizzato come libero nel tuo calendario.
Se la richiesta di riunione include già un promemoria, puoi importarlo nel tuo calendario abilitando l' opzione "Eredita promemoria" .
Se fai clic su Accetta , l'evento verrà aggiunto automaticamente al calendario che hai scelto.
Dopo aver aggiunto la riunione al calendario, è possibile apportare modifiche, ma se l'organizzatore originale invia un aggiornamento, le modifiche potrebbero essere sovrascritte.
In Modifica ▸ Preferenze ▸ Calendario e attività ▸ Inviti alle riunioni ▸ Ricerca conflitti è possibile definire quali calendari utilizzare per ricevere notifiche in caso di conflitti tra riunioni.
Invio di un invito a una riunione
Quando crei una riunione (appuntamento di gruppo), puoi specificare i partecipanti in diverse categorie, come "presidente" o "obbligatori". Quando salvi l'elenco della riunione, a ciascun partecipante viene inviata un'e-mail con le informazioni sulla riunione e la possibilità di rispondere.
Se non hai bisogno di raccogliere informazioni sulla partecipazione quando pianifichi un evento e preferisci semplicemente annunciarlo, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla riunione e seleziona " Inoltra come iCalendar..." . Si aprirà un nuovo messaggio di posta elettronica con la notifica dell'evento allegata come annuncio. I destinatari possono aggiungere l'evento ai loro calendari con un clic, ma non riceverai automaticamente un'email di conferma della loro partecipazione.
Per fissare un appuntamento:
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Fai clic su File ▸ Nuovo ▸ Riunione .
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Se disponi di più account di posta elettronica, seleziona quello da utilizzare selezionando un elemento nel campo Organizzatore .
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Seleziona un calendario dall'elenco a discesa Calendario .
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Fai clic su Aggiungi per aggiungere gli indirizzi email delle persone che desideri invitare.
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Fai clic su Visualizza nella barra dei menu per mostrare o nascondere i campi Tipo , Ruolo , Stato e RSVP .
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Inserisci un breve riassunto nel campo Riassunto .
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(Facoltativo) Digita una località nel campo Località .
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Per selezionare questo evento come evento di un'intera giornata, fai clic su Opzioni ▸ Evento di un'intera giornata oppure fai clic sul pulsante Evento di un'intera giornata nella barra degli strumenti.
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Seleziona la data e l'ora.
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Se l'evento non dura tutto il giorno, seleziona " Per" per specificarne la durata oppure " Fino a" per specificarne l'ora di fine.
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(Facoltativo) Inserisci una descrizione nel campo Descrizione .
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Per visualizzare le informazioni sulla disponibilità dei partecipanti, fare clic sul pulsante Disponibilità/Occupato nella barra degli strumenti oppure sulla scheda Programma .
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Fai clic su Salva per salvare la riunione.
Viene inviata un'e-mail a tutti i destinatari, invitandoli al tuo evento.
È inoltre possibile definire un fuso orario , una categoria , un promemoria , una ricorrenza o una classificazione per l'evento, oppure aggiungere un allegato.
In Evolution , una riunione può avere un solo organizzatore, e solo l'organizzatore può aggiungere partecipanti. Sebbene sia possibile cambiare l'organizzatore di una riunione, questa pratica non è consigliata per invitare ulteriori partecipanti. Se si desidera invitare altre persone a una riunione e non si è l'organizzatore, si consiglia di inoltrare il messaggio di invito ricevuto dall'organizzatore originale ai partecipanti aggiuntivi.
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